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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN:

Haiko Natural S.A.S. (en adelante “Haiko Natural”), identificada con NIT 900.140.433-0, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único 1074 de 2015, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Esta política establece los lineamientos para el manejo, tratamiento, y protección de los datos personales recopilados en sus bases de datos.

OBJETIVO:

Definir los parámetros bajo los cuales se tratarán los datos personales recopilados y almacenados por Haiko Natural, estableciendo la finalidad de su recolección, los derechos de los titulares, las obligaciones de Haiko Natural como responsable del tratamiento, los canales para la atención de consultas y reclamos, los procedimientos para el ejercicio de los derechos, y la vigencia de las bases de datos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN:

Esta política aplica a todas las bases de datos administradas por Haiko Natural, incluyendo aquellas que se encuentren bajo custodia de encargados del tratamiento que actúen en su nombre, de acuerdo con los términos de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.

Será aplicable a los datos personales recolectados a través de diversos medios y canales, tales como:

  • Formularios de registro y contacto en nuestro sitio web.
  • Redes sociales y plataformas digitales.
  • Transacciones comerciales, tanto físicas como en línea.
  • Contratos con empleados, proveedores y clientes.
  • Encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
  • Actividades promocionales, eventos o cualquier otra interacción directa con Haiko Natural.

Esta política es aplicable a todos los titulares de datos personales, como clientes, potenciales clientes, empleados, proveedores, visitantes y cualquier tercero cuyos datos sean tratados por Haiko Natural.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Nombre: Haiko Natural S.A.S.
NIT: 900.140.433-0
Dirección: Calle 89 # 20 - 33, Bogotá, Colombia.
Teléfono: +57 319 402 8262
Correo electrónico: info@haikonatural.com

DEFINICIONES:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea su modalidad de formación, almacenamiento, organización y acceso.

  • Dato Personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato Sensible: Datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, convicciones religiosas, datos relativos a la salud, vida sexual, y datos biométricos.

  • Dato Público: Información clasificada como tal por la ley o la Constitución Política, como estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante, entre otros.

  • Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único 1074 de 2015, y la jurisprudencia de la Corte Constitucional que sienta precedentes relacionados con la protección de datos personales. Incluye cualquier regulación expedida por el gobierno colombiano que complemente, modifique o sustituya estas disposiciones, vigente al momento de realizar el tratamiento de los datos.

  • Política: Se refiere a este documento denominado "Política de Tratamiento de Datos Personales", que contiene las directrices y lineamientos para el manejo, tratamiento y protección de los datos personales por parte de Haiko Natural, de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.

  • Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

  • Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Haiko Natural, ya sea cliente, proveedor, empleado, usuario del sitio web, o cualquier persona cuyos datos hayan sido recopilados y estén almacenados en las bases de datos de la empresa. Al Titular le asisten los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normativas relacionadas.

  • Transferencia: Envío de datos personales a un receptor, que actúa como responsable y está fuera o dentro del país.

  • Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del país para realizar tratamiento por cuenta del responsable.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:

Los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Haiko Natural pueden provenir de formularios en su sitio web, correos electrónicos, redes sociales, negociaciones comerciales, contratos, directorios públicos, encuestas, y otros formatos autorizados por los titulares.

FINALIDADES:

  1. Gestionar trámites administrativos: Al gestionar trámites administrativos como cotizaciones, facturación y envíos, garantizamos el cifrado de la información enviada a través de plataformas seguras para evitar accesos no autorizados.

  2. Realizar actividades de mercadeo, promociones y publicidad: Los datos personales utilizados en actividades de mercadeo, promociones y publicidad son tratados bajo estrictos protocolos de seguridad para garantizar que no sean divulgados a terceros sin autorización.

  3. Enviar información sobre productos, servicios, eventos y ofertas: Los envíos de información se realizan únicamente a través de canales autorizados y protegidos, garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.

  4. Realizar encuestas de satisfacción: Los datos recopilados en encuestas de satisfacción son anonimizados y almacenados en sistemas seguros para prevenir accesos no autorizados.

  5. Gestionar las relaciones contractuales con empleados, proveedores y clientes: La información relacionada con contratos es manejada bajo estrictas medidas de seguridad, incluyendo acceso restringido y cifrado de la información almacenada.

  6. Proveer soporte y servicio posventa: En la provisión de soporte y servicio posventa, los datos personales utilizados son limitados al mínimo necesario y tratados con medidas técnicas de seguridad adecuadas.

  7. Proteger la seguridad de las instalaciones mediante sistemas de videovigilancia: Las grabaciones obtenidas mediante videovigilancia son almacenadas en servidores seguros y su acceso está restringido exclusivamente a personal autorizado.

  8. Cumplir con las obligaciones legales y contractuales: Todos los datos procesados para dar cumplimiento a obligaciones legales o contractuales son protegidos mediante auditorías internas periódicas para garantizar su correcto manejo.

AUTORIZACIÓN:

El tratamiento de datos personales por parte de Haiko Natural estará precedido por la obtención de la autorización previa, expresa e informada del titular, excepto en los casos en los que la ley no lo requiera. Haiko Natural conservará evidencia de dicha autorización.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  3. Ser informados sobre el uso de sus datos.

  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.

  6. Acceder de forma gratuita a los datos personales objeto de tratamiento.

ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Haiko Natural cuenta con un área encargada de la recepción y atención de consultas y reclamos relacionados con los datos personales. Para ejercer sus derechos, los titulares pueden contactarnos a través de:

Correo electrónico: info@haikonatural.com
Teléfono: +57 319 402 8262

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS:

  1. Consultas: Haiko Natural dispone de mecanismos para que los titulares de los datos personales, sus causahabientes, representantes y/o apoderados, o cualquier persona legitimada por ley, formulen consultas respecto de los datos personales que reposan en las bases de datos de Haiko Natural, el tratamiento al cual están sujetos, y las finalidades para las que fueron recopilados.

    • Presentación de Consultas:
      El titular podrá enviar su consulta a través del correo electrónico info@haikonatural.com o dirigirse a la dirección Calle 89 # 20 - 33, Bogotá, Colombia. Haiko Natural conservará evidencia de cada consulta recibida y su respectiva respuesta.

    • Plazos para Responder:
      Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción. Si no es posible responder en dicho término, se informará al titular los motivos del retraso y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales.

    • Medios de Respuesta:
      La respuesta a las consultas se realizará utilizando el mismo medio por el cual fue presentada, o un medio alternativo que garantice su recepción por parte del titular.

  2. Reclamos: Haiko Natural dispone de mecanismos para que el titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes y/o apoderados, así como aquellas personas legitimadas por estipulación a favor de otro o para otro, puedan presentar reclamos con el fin de rectificar, actualizar o suprimir los datos personales, o para solicitar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la Ley.

    Ejemplos Comunes de Reclamos:

    • Actualización de datos: Por ejemplo, cambio de dirección de correo electrónico, número de teléfono o datos de contacto.
    • Rectificación de datos: Corrección de errores en el nombre del titular, documento de identificación o cualquier información almacenada incorrectamente.
    • Supresión de datos: Solicitud para eliminar datos del titular cuando ya no son necesarios para las finalidades del tratamiento.
    • Consulta sobre autorizaciones: Reclamos relacionados con solicitudes para confirmar si Haiko Natural cuenta con la autorización correspondiente.

    Requisitos para Presentar un Reclamo: El reclamo deberá ser presentado por el titular o una de las personas autorizadas mencionadas, y debe cumplir con los siguientes requisitos:

    1. Dirigirse al correo electrónico info@haikonatural.com o radicarlo físicamente en la dirección Calle 89 # 20 - 33, Bogotá, Colombia.
    2. Incluir el nombre completo y el documento de identificación del titular.
    3. Presentar una descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, indicando el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión, o cumplimiento de deberes).
    4. Indicar la dirección y datos de contacto del reclamante (teléfono y/o correo electrónico).
    5. Acompañar el reclamo con toda la documentación de soporte que se considere necesaria.

    Revisión Inicial del Reclamo:
    Si el reclamo o la documentación adicional resultan incompletos, Haiko Natural solicitará al reclamante subsanar las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Si no se recibe la información necesaria dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento, se entenderá que el reclamante ha desistido de su solicitud.

    Tiempos de Respuesta:
    Una vez recibido un reclamo completo, Haiko Natural procederá a resolverlo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día hábil siguiente a su recepción.
    Si no es posible atender el reclamo dentro de este plazo, Haiko Natural informará al interesado los motivos de la demora y establecerá una nueva fecha de resolución, que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

    Leyenda en la Base de Datos:
    Una vez se reciba un reclamo con la documentación completa, Haiko Natural incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que indique “reclamo en trámite”, junto con el motivo del reclamo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

    Medios de Respuesta:
    La respuesta definitiva será enviada al reclamante por el mismo medio en el que fue presentada la solicitud, o por otro medio que garantice su recepción, dentro de los plazos establecidos.

SEGURIDAD DE LOS DATOS:

Haiko Natural implementará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.

MODIFICACIONES:

Haiko Natural se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento. Siempre que se modifique de manera sustancial la Política se le notificará a los Titulares. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

SHOPIFY:

El sitio web de Haiko Natural está alojado en Shopify Inc., que proporciona la plataforma de comercio electrónico en línea que permite la venta de productos y servicios de manera segura y eficiente.

Prácticas de Seguridad de Shopify:

  • Shopify almacena los datos personales a través de servidores seguros protegidos por firewalls y protocolos avanzados de seguridad, incluidos certificados de cifrado SSL (Secure Sockets Layer). Esto asegura que cualquier información transmitida entre el navegador del cliente y los servidores de Shopify esté completamente cifrada y protegida contra accesos no autorizados.
  • Shopify cumple con los estándares internacionales de seguridad y se somete a auditorías regulares para garantizar el cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI-DSS).

Integración con Haiko Natural:
Los datos personales recopilados a través de nuestra tienda en línea están sujetos a las prácticas de privacidad descritas en esta política y son utilizados exclusivamente para los fines autorizados por el titular.

PAGOS:

Haiko Natural utiliza PayU como pasarela de pagos para procesar transacciones de manera rápida, confiable y segura.

Prácticas de Seguridad de PayU:

  • Cifrado Avanzado: PayU utiliza tecnología de cifrado SSL para proteger la información durante la transmisión, asegurando que los datos como números de tarjeta de crédito y códigos de seguridad sean inaccesibles a terceros.
  • Cumplimiento Normativo: PayU opera bajo los estándares establecidos por el PCI-DSS, garantizando que todas las transacciones sean manejadas de acuerdo con los niveles más altos de seguridad.
  • Autenticación de Pagos: Las transacciones pueden requerir autenticación adicional, como el uso de códigos enviados a los dispositivos móviles del cliente, para prevenir el fraude.

Nota sobre Compartición de Datos:
En ciertos casos, los datos procesados por PayU pueden compartirse con terceros, como entidades bancarias o autoridades regulatorias, únicamente para cumplir con requisitos legales y normativos. Sin embargo, Haiko Natural no almacena datos confidenciales como números de tarjeta de crédito ni códigos de seguridad, ya que esta información es gestionada exclusivamente por PayU.

Enlace de Información Adicional:
Para más detalles sobre las políticas de privacidad y seguridad de PayU, puedes visitar su sitio web oficial: PayU - Políticas de Privacidad.

MARKETING Y COMUNICACIONES PROMOCIONALES

En Haiko Natural, utilizamos los datos personales proporcionados por nuestros clientes para enviar información relevante sobre nuestros productos, servicios, ofertas especiales, eventos y actualizaciones. Esto puede incluir correos electrónicos, mensajes de texto y notificaciones push, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento previo, expreso e informado.

Derecho a Darse de Baja:
Los usuarios tienen el derecho de darse de baja de nuestras comunicaciones de marketing en cualquier momento. Para ello, pueden:

  • Hacer clic en el enlace de "Cancelar suscripción" que se encuentra al final de cada correo electrónico promocional.
  • Enviar un correo electrónico a info@haikonatural.com solicitando la exclusión de las listas de marketing.
  • Configurar las preferencias de comunicación en su cuenta de usuario en nuestro sitio web (si aplica).

Consideraciones Importantes:

  • Una vez que el usuario se haya dado de baja, dejaremos de enviarle comunicaciones de marketing. Sin embargo, es posible que aún reciba mensajes relacionados con transacciones específicas, como confirmaciones de pedidos, actualizaciones de envío o respuestas a consultas realizadas previamente.
  • Nos comprometemos a procesar las solicitudes de exclusión en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde su recepción.

Protección de Datos:
Los datos recopilados para fines de marketing se tratan bajo estrictas medidas de seguridad y nunca serán compartidos con terceros sin el consentimiento explícito del usuario, salvo cuando sea necesario para el cumplimiento de normativas legales o contractuales.

¿QUÉ HACEMOS CON SU INFORMACIÓN?

Cuando usted compra algo en nuestra tienda, como parte del proceso de compra y venta, recopilamos la información personal que nos proporciona, como su nombre, dirección y dirección de correo electrónico.

Cuando navega por nuestra tienda, también recibimos automáticamente la dirección del protocolo de Internet (IP) de su ordenador para proporcionarnos información que nos ayude a conocer su navegador y su sistema operativo.

Marketing por correo electrónico (si procede): Con su permiso, podemos enviarle correos electrónicos sobre nuestra tienda, nuevos productos y otras actualizaciones.

Marketing por texto (si procede): Con su permiso, podemos enviarle mensajes de texto sobre nuestra tienda, nuevos productos y otras actualizaciones. Las actualizaciones incluyen recordatorios de pago. Se utilizarán webhooks para activar el sistema de mensajería de recordatorios de compra.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

La presente Política rige a partir del 15 de diciembre de 2024. Los datos personales proporcionados se conservarán durante el periodo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, o mientras exista una obligación legal, contractual o jurisprudencial que requiera su conservación.

Una vez cumplidas las finalidades o extinguida la obligación que exige su almacenamiento, los datos serán eliminados de manera segura, cumpliendo con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias. Haiko Natural garantizará que este proceso respete los principios de seguridad y confidencialidad establecidos en la normativa aplicable.

DECLARACIÓN FINAL:

En Haiko Natural S.A.S., reafirmamos nuestro compromiso con la protección de los datos personales y el cumplimiento de la normativa aplicable. Invitamos a nuestros clientes, empleados, proveedores y demás titulares a comunicarse con nosotros ante cualquier inquietud o solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales. Agradecemos la confianza depositada en nuestra empresa y reiteramos nuestro compromiso con la seguridad, confidencialidad y uso responsable de la información.

Atentamente,

Equipo de Haiko Natural S.A.S.